Лайфхаки
Как провести хорошую встречу?
Делимся структурами, опытом и советами.
Для тех, кто хочет наладить командные встречи.

Каждому Agile коучу и Скрам Мастеру и просто человеку приходится проводить множество различных встреч. Нужно думать и о структуре, и о том, кого позвать, какие дополнительные материалы иметь под рукой, с чего начать и чем закончить, чтобы сказали те, кто нужно, а те, кто говорит много и так, говорили поменьше, не занимая весь эфир. Этим аспектам и посвящается данная статья.

Что такое эффективная встреча?


Определена цель встречи и она достигнута.

После встречи происходят действия, о которых договорились.

Приносит удовольствие и удовлетворенность.

Итак, лайфахаки встреч
  1. Выясните цель встречи
Обязательно нужно выяснить цель встречи у того, кто ее заказывает. Даже если это ваша инициатива, нужно определиться с целью. Для чего собирают встречу?
И это не должно быть что-то вроде "собраться обсудить". Цель должна быть сформулирована в терминах результата: "договориться о...", "сформулировать...", "принять решение по...". Без этого будет очень сложно направлять ход беседы и возвращать всех в русло обсуждения. Опять же, это поможет всем быть сфокусированными.
К сожалению, очень много встреч проходит в формате ППР: "посидели, поговорили, разошлись".

Выясненную цель важно записать в приглашении на встречу и озвучить ее в начале встречи.
2. Проясните свою цель
Да, да. Вы не ослышались, еще одна цель. Но это именно ваша цель на этой встрече. Вообще рекомендую делать это всегда, даже если встречу ведете не вы.
В чем конкретно ваша цель и задача на этой встрече? Вы хотите показать себя крутым и умным? Или вы хотите привести всех к результату? Может вы хотите использовать встречу в вашем change management. От этого будет сильно зависеть ваше поведение, стиль фасилитации и это поможет вам меньше стрессовать, когда все пойдет не так :)
3. Окружение
Очень важно понимать и управлять тем, как будет проходить встреча. И здесь будет крайне полезно выбрать подходящие инструменты. Не буду говорить, про "только нужных" людей на встрече, про приглашения, материалы заранее и т.д. Про это много умных книжек есть.
Расскажу про то, с чем обычно возникают проблемы.
Техника. Конечно же мир не стоит на месте и подключить ноутбук к экрану становится все проще. Но накладки случаются постоянно. И это одна из самых частых проблем. Проверьте технику заранее и найдите телефон того, кто поможет, если что, все исправить.
Визуализация. Обязательно нужно что-то, на чем записывать мысли, поручения, вопросы и т.д. И это должно быть не "в тетрадке корявым почерком". А так, чтобы все видели и одинаково понимали. Визуализация - самый сильный инструмент, если вам нужно что-то обсудить. Поэтому доска, маркеры и стикеры - the must!

4. Завершение


Не забудьте написать минутки, сфотографировать флипчарт или зафиксировать в вашем трекере изменения.

Правила для встреч
Озвучьте их в начале встречи, или разместите в пространстве встречи.
Парковка

Если вопрос важный, но не по теме встречи – записываем, паркуем и потом возвращаемся к нему или в рамках той же встречи если осталось время или в рамках другой.

Говорим по руке

Говорим по поднятой руке, в порядке очередности.

Уважаем друг друга

Не перебивать, не обсуждать параллельно, не приходить на встречи если не интересно и все ваши варианты.

Записываем темы

Если дискуссия расходится в разные стороны и одновременно обсуждается несколько тем, темы выписываются и обсуждаются по очереди. Поможет для фокусировки встречи)

Помним о цели

Не забываем о цели встречи и работаем на её достижение.

Напоминайте участникам встречи о ее цели. Например так "Как то, что мы сейчас обсуждаем приближает нас к цели встречи?"